Pricing di preventivi negli Studi Legali – le varie forme di calcolo

Pricing di preventivi negli Studi Legali - le varie forme di calcolare

1 –LA STORIA

Tradizionalmente, gli studi legali associati, seguendo il modello americano, usavano addebitare le loro tasse in base alle ore dei loro professionisti dedicati al cliente in una pratica, caso o consulenza e ancora oggi una buona parte di solito hanno questo stesso modo di addebitare (questo è il problema) e questo criterio segue una logica che spiega la sua adozione.

La prestazione di servizi legali può essere definito come servizi intellettuali, complessi, forniti da professionisti altamente qualificati che hanno bisogno di dedicare il loro “cervello” per risolvere la sfida legale del cliente e la conseguenza sarà l’addebito di importi elevati nella fornitura di tali servizi. Questo modello è stato concepito per essere equo per entrambe le parti, addebitando al cliente solo il tempo dedicato a quel lavoro e retribuendo lo studio nella stessa proporzione.

Questa forma di addebito ha avuto nel tempo un effetto collaterale negativo per il cliente, in quanto ha indotto negli studi legali un allentamento dei controlli sui costi e una certa disattenzione in relazione all’efficienza, non essendoci limiti o parametri per il cliente su cui basare o negoziare. Aggiungendo questo ad un periodo di espansione della domanda e anche di poca concorrenza (fino a pochi anni fa), ha generato un’inflazione dei prezzi e trasformando questo tipo di servizio ancora più costoso.

Come il mercato si autoregola e i tempi sono cambiati, attualmente con le crisi finanziarie associate a una maggiore concorrenza e principalmente a un cambiamento nella postura dei clienti che richiedono più dai prestatori di servizi che qualità tecnica, gli studi legali iniziano a preoccuparsi con altri punti e non solo la tariffa oraria dei loro avvocati quando preparano una proposta.

2 – i COSTI DIRETTI

Il principale fattore di produzione dei fornitori di servizi legali sono i loro collaboratori, il cosiddetto “costo del lavoro” (se così possiamo chiamarlo) e rappresenta praticamente il loro unico costo diretto. La conoscenza dello comportamento di tali costi sul diverse situazioni è essenziale per poter preparare un preventivo corretto.

Sostanzialmente possono avere tre diverse situazioni di assunzione di collaboratori e che impatteranno su diverse forme di controllo: remunerazione fissa; remunerazione fissa più premio di produttività e remunerazione interamente variabile in base alla fatturazione.

  1. Remunerazione Fissa.

Apparentemente, nonostante sia la più semplice, è quella che richiede maggiore controllo e conoscenza dei suoi effetti. In sostanza, il costo orario di un collaboratore può essere calcolato come l’importo totale della sua retribuzione mensile (con tutti gli oneri e i benefici)  diviso per il numero di ore di lavoro nel mese (cosa che può variare da 140 a 160 ore se si adottano 7 ore o 8 ore giornaliere per 20 giorni lavorativi).

Il punto “chiave” sta nel fatto che solitamente i collaboratori non sono in grado di avere un utilizzo al 100%, cioè non sono in grado di produrre il totale delle 140 o 160 ore del mese ai fini della fatturazione. Tenuto conto di questa caratteristica, il costo orario effettivo di ciascun collaboratore deve essere calcolato dividendo la sua retribuzione per il numero di ore effettivamente lavorate, che generalmente si traduce in un costo orario superiore a quello teorico.

Esempio: un avvocato che riceve $8.000,00 di retribuzione mensile avrebbe un costo orario teorico di $50,00 (per 160 ore mensili) o $57,14 (per 140 ore mensili), ma se questo stesso avvocato fattura solo 70 ore in un dato mese, il tuo costo orario reale nello stesso mese è di $114,29, che è considerevolmente più alto!

Per avere questo tipo di informazioni è fondamentale adottare due pratiche:

i.primo, la compilazione obbligatoria del timesheet per tutti gli avvocati e per tutte le cause/contratti e

ii.secondo, la revisione/correzione delle annotazioni da parte dei soci responsabili per i rispettivi casi/contratti.

Solo così avremo numeri affidabili.

  • Remunerazione Fissa più Premio di Produttività

In questo caso la differenza ricade sul valore del bonus (annuale o semestrale) riconosciuto al collaboratore in base alla sua produttività. Come il bonus viene erogato in un periodo diverso da quello mensile, è importante notare che l’effetto del bonus sulla retribuzione mensile deve essere preventivamente calcolato e solo successivamente, effettuare i calcoli come spiegato nel metodo precedente.

Esempio: un avvocato che riceve $8.000,00 di retribuzione mensile più un bonus annuo di $36.000,00 avrebbe il suo costo mensile adeguato a $11.000,00 (8 x 12 +11 / 12), risultando in un costo orario teorico $68,75 per coloro che adottano 160 ore al mese o $78,57 per coloro che adottano 140 ore al mese. Se lo stesso avvocato fattura solo 70 ore in un determinato mese, il suo costo orario effettivo per quello stesso mese è di $157,14, ancora una volta considerevolmente più alto!

  • Remunerazione interamente Variabile in base alla fatturazione

Questa è l’opzione più semplice da calcolare, in quanto la retribuzione del collaboratore è precedentemente definita come importo fisso per ora fatturata o definita come percentuale dell’importo fatturato. In questo modo, il costo orario di quel collaboratore è facilmente determinabile ai fini della redazione di un preventivo.

Esempi: l’importo del risarcimento dell’avvocato potrebbe essere stato fissato a $100,00 per ora fatturata e, nel secondo caso, al 50% della tariffa oraria addebitata al cliente.

In entrambi i casi, il valore del costo orario del collaboratore, ai fini della proposta, è fisso e ciò che diventa variabile è la retribuzione mensile del collaboratore, che dipenderà dalla fatturazione originata da lui.

3  I COSTI FISSI

Nel prestatori di servizi intellettuali, tutti gli altri costi non legati alla produzione intellettuale stessa sono generalmente fissi, cioè non variano a seconda del reddito. Questa categoria comprende quasi tutti gli altri costi che esistono in uno studio legale con poche eccezioni, cioè costi di occupazione (locazione, condominio, sicurezza), costi operativi (amministrazione, tecnologia, internet, energia, spese generali, ecc.). .

Alcune eccezioni non sono teoricamente fisse (telefonia e spese materiale per ufficio) e che dipendono dal numero dei professionisti esistenti e dal livello di attività della ditta, ma poiché sono proporzionalmente molto meno rilevanti, ai fini di questa trattazione saranno anche considerato fisso in relazione alla fatturazione.

Il punto da considerare ai fini del calcolo del costo orario totale di produzione è che i costi fissi sono fissati a determinate condizioni, ma possono variare notevolmente come conseguenza di certe decisione strategica, come per esempio l’aumento dell’area di occupazione.

Per conoscere l’effetto finale di tali costi su ciascun collaboratori, sarà necessario definire con chiarezza i criteri di imputazione di tali costi secondo la loro natura, quali:

Costi di occupazione: appropriazione per spazio occupato.

Costi operativi: appropriazione per numero di collaboratori.

Costi di eventi/marketing: appropriazione tramite fatturazione

Considerando questi criteri di stanziamento, potremo arrivare alla quota pro capite dei costi fissi o “spese generali” da sommare ai costi diretti in modo da conoscere il costo reale di ogni professionista associato a una proposta.

Tre condizioni sono essenziali per avere numeri affidabili:

In primo luogo, l’adozione di un piano dei conti finanziario contenente una ripartizione di tutti i costi esistenti in ufficio;

In secondo luogo, la chiara definizione di tutti i criteri di appropriazione per ciascun tipo di costo e

In terzo luogo, un sistema finanziario (ERP o Gestionale) che consenta di effettuare tali appropriazioni e di generare le necessarie rapporti.

È importante ricordare che tali calcoli devono essere aggiornati regolarmente in modo da poter avere gli indici esatti da aggiungere ai costi diretti sopra dettagliati.

4 – LE TASSE

Ogni paese ha la sua legislazione specifica per questa materia. Nella maggior parte dei paese c’è “IVA”, o imposta sul valore aggiunto e in Brasile una miscellanea di imposte, come Imposta sul reddito, Contributo sociale, PIS, Cofins, ISS, ecc., ma la cosa più importante in questa discussione è che noi dobbiamo conoscere in dettaglio l’effetto finale di tutti loro sui reddito in modo da poter preventivare e controllare correttamente i costi.

5 – LA SFIDA

Le due voci precedenti servono solo per avere la reale idea del costo orario di ciascun professionista che sarà coinvolto nella redazione della proposta. La grande sfida è come prepararla quando c’è un limite al suo valore, imposto dal cliente, richiesto uno sconto significativo o imposto dal mercato, per esempio.

Come risolvere? Cambiare professionista, usandone uno che abbia un costo orario inferiore? Diminuire la quantità di ore previste nella proposta e imporre questo limite al collaboratore? Rivedere i costi fissi? Modificare (diminuire) la tariffa oraria addebitata?

Per prendere la decisione corretta è necessario avere una conoscenza approfondita e dettagliata della struttura dei costi e del grado di produttività della stessa struttura e se nessuna delle precedenti domande ha una risposta accettabile e l’unica possibile è quella di “assumere una perdita in questa proposta per mantenere o catturare il cliente”, il tuo studio forse sta perdendo competitività!

5 – LE FORME DI CALCOLO

Avendo come premesse le seguenti semplici equazioni:

a.    Profitto (o risultato) =  Ricavi – Tasse – Costi Totali.

b.    Redditività = Profitto / Ricavi (Fatturato).

Più in dettaglio su ciascuna di queste equazioni, avremo:

a.    P = VR*(1-%Tasse) – (CD +CF)

b.    Red=P / VR

Dove:

P = Profitto / Utile (o risultato netto o margine)

VR = Ricavi o Entrate (valore presentato come prezzo nella proposta)

%Tasse = Percentuale di tasse sul Ricavi

CD = Costi Diretti

CF = Costi Fissi

Red = Redditività netta

Queste formule devono essere utilizzate per avere la corretta visualizzazione dei risultati attesi in ogni proposta preparata in sostanzialmente tre diverse situazioni:

  1. Proposta oraria, senza limite prefissato – Calcolo della Redditività.

Questo è il caso tradizionale di fatturazione e il più semplice da controllare. Il valore finale della proposta è la somma delle ore stimate di ciascun collaboratore per svolgere il lavoro moltiplicate per le rispettive tariffe orarie di ciascuno, ovvero:

VR = (Hrs AVV1*TO1 + Hrs AVV2*TO2 + … +Hrs AVVn*TOn)

In questo caso il profitto è calcolato come:

P = VR*(1-%Tasse) – (COA1 +COA2 + …COAn) – CFI*numero di avvocati

e la redditività come:

Red = P /VR

Dove:

Hrs AVV = è la quantità di ore di ogni avvocato

TO = la tariffa oraria per ogni avvocato

P = Profitto / Utile (o risultato netto o margine)

%Tasse = Percentuale di tasse sul Ricavi

COA = il Costo Orario Diretto di ogni avvocato

CFI = il Costo Fisso per capita (calcolato come al punto 3)

Red = Redditività netta

  • Proposta con prezzo basato sui Costi più margine predefinito

In questo caso, parti dai costi relativi al lavoro richiesto e aggiungi il margine previsto, ovvero:

VR = [(COA1*hr +COA2*hr+ …= COAn*hr) + (CFI*número de advogados)] * (1+Red)

(1 -%Tasse)

Dove:

VR = Ricavi o Entrate (valore presentato come prezzo nella proposta)

COA = il Costo Orario Diretto di ogni avvocato

CFI = il Costo Fisso per capita (calcolato come al punto 3)

hr = il numero stimato di ore per ogni avvocato.

Red = Redditività netta

%Tasse = Percentuale di tasse sul Ricavi

  • Proposta con limite imposto dal Cliente – Calcolo Utile e Redditività

In questo caso, purtroppo diventato più comune, il valore finale della proposta viene definito dal cliente o limitato dal mercato, lasciando l’ufficio per analizzare il profitto e la redditività che quel lavoro guadagnerà per il tuo business, ovvero:

P = VR*(1-%Tasse) – (CD +CF)

Red=L /VR

Dove:

P = Profitto / Utile (o risultato netto o margine)

VR = Ricavi o Entrate (valore presentato come prezzo nella proposta)

%Tasse = Percentuale di tasse sul Ricavi

CD = Costi Diretti

CF = Costi Fissi

Red = Redditività netta

Osservando bene le due equazioni, verificheremo che i valori VR (valore proposta), %Tasse (percentuale di imposte sui ricavi) siano fissi, lasciando solo le variabili CD (costi diretti) e CF (costi fissi) che possono essere cambiato.

Si per caso i valori di Profitto e Redditività così calcolati non siano soddisfacenti, lo studio dovrà rivedere la struttura dei professionisti considerati per l’esecuzione del lavoro prevista nella proposta e rivedere il monte ore stimato e/o il livello dei collaboratori coinvolti .

Un’altra analisi da fare, molto più profonda e complessa, è quella di effettuare un’indagine dettagliata della struttura dei costi fissi dello studio e verificare se è sovradimensionata e causando un aumento indesiderato dei costi totali. In questo caso la soluzione è molto più lunga, complessa e sgradevole, in quanto comporta costi fissi (abitazione, locazione, condominio, sicurezza, amministrazione, tecnologia, internet, energia, spese generali, ecc.) che sono molto più difficili da modificare.

5 – IL NUOVO MODO , COME ADATTARSI

Sulla base della premessa che il mercato oggi è “buyers pricing” e non “sellers pricing”, tutte le proposte devono essere pensate dall’esterno e tenere conto di fattori diversi dalla tariffa oraria dei suoi collaboratori.

Ci sono fondamentalmente tre fattori oggettivi che devono essere considerati quando si prepara una proposta:

  1. Tariffa oraria .– (tutto quanto discusso finora)!
  2. Valore intrinseco del lavoro. – Ricordando la famosa frase di Warren Buffet “il prezzo è ciò che paghi e il valore è ciò che ottieni”, ovvero qual è il valore aggiunto per il cliente con la fornitura di servizi. Agli occhi del cliente, lo stesso servizio può avere valori diversi se, ad esempio, il servizio ha un impatto (positivo o negativo) sul cliente di qualche migliaio di Euro o di qualche milione di Euro.
  3. Valore di mercato. – Il mercato impone livelli di prezzo simili per studi equivalenti (livello di qualità, immagine di mercato, dimensioni, tipo di studio legale e il concetto davanti al cliente) per servizi equivalenti e, quindi, non c’è più molta libertà nel prezzo della proposta.

Il prezzo dei servizi intellettuali è un’arte associata alla scienza e dobbiamo considerare i fattori soggettivi in questo processo. Alcuni fattori come: affinità personali, empatie o antipatie, imposizioni da livelli superiori (nel caso di grossi clienti internazionali), conflitti di interesse (da altri fornitori) ecc.

José Paulo Graciotti

Scritto da:

José Paulo Graciotti, consulente e autore del libro “Strategic Governance for Law Firms”, (disponibile anche nell’edizione italiana “La Governance Strategica degli Studi Legali”), fondatore di GRACIOTTI Consultants, membro di ILTA e ALA. Da oltre 33 anni opera nel mondo dei servizi legali, sia come fondatore che con incarichi di alto livello dirigenziale.

http://www.jpgraciotti.it/

Author: José Paulo Graciotti